Entre finales de febrero y principios de marzo la Oficina envía por correo electrónico a los gobiernos las solicitudes de memorias (detalladas/simplificadas) sobre los convenios ratificados debidas para ese año. Esta comunicación incluye los comentarios de los órganos de control para cada convenio y una nota explicativa.
En marzo, la Oficina envía por correo electrónico copias de la solicitud de memorias sobre los convenios ratificados debidas para ese año a las organizaciones representativas de empleadores y de trabajadores. Esta comunicación incluye los comentarios de los órganos de control y una nota sobre la contribución de las organizaciones de empleadores y de trabajadores al control de la aplicación de las NIT.