En virtud del artículo 22 de la Constitución de la OIT, se requiere a los Estados Miembros que presenten regularmente memorias sobre las medidas que hayan adoptado para poner en ejecución los convenios ratificados. Cada año, la Oficina solicita unas 2.000 memorias sobre más de 8.200 ratificaciones de convenios y protocolos registradas hasta el 1 de septiembre de 2021. Todas serán objeto de análisis por parte de la CEACR durante su sesión que se celebra entre finales de noviembre y principios de diciembre de cada año. Se ha establecido un sistema para gestionar esta carga de trabajo escalonando las solicitudes de memorias.
Las memorias han de presentarse cada tres años para los convenios fundamentales y de gobernanza y cada seis años para los demás convenios. Sin embargo, las memorias sobre la aplicación de los convenios ratificados pueden solicitarse a intervalos más breves, es decir fuera de la periodicidad ordinaria. Los países son divididos en tres grupos para las solicitudes de memorias sobre convenios fundamentales y de gobernanza (A-F, G -N y O-Z) y en seis grupos para las solicitudes memorias sobre convenios técnicos (A-B, C-F, G-K, L-N, O-S y T-Z).
El sistema de solicitud de memorias además agrupa los convenios que tratan el mismo tema en el mismo año en el cual han de presentarse las memorias. Por tanto, a manera de ejemplo, un país en concreto tendrá que presentar las memorias sobre todos los convenios en materia de tiempo de trabajo en el mismo año. No se requieren memorias sobre convenios derogados, los convenios retirados, los convenios que no hayan entrado en vigor, los convenios sobre los artículos finales y los convenios dejados de lado.
Los convenios dejados de lado son convenios que ya no parecen estar actualizados. Ya no se fomenta su ratificación y se ha interrumpido su publicación en documentos, estudios y artículos de investigación de la Oficina. También significa que ya no se solicitan memorias sobre la aplicación de estos convenios. Sin embargo, el derecho a invocar las disposiciones relativas a las reclamaciones en virtud del artículo 24 de la Constitución de la OIT y las quejas en virtud del artículo 26 de la Constitución de la OIT se mantiene intacto. Las organizaciones de empleadores y trabajadores pueden seguir enviando sus observaciones conforme a los procedimientos de control regular, y la CEACR puede continuar revisando estas observaciones y solicitar memorias conforme al artículo 22 de la Constitución de la OIT, si corresponde. Finalmente, que los instrumentos hayan sido dejados de lado no tiene ningún impacto en la situación de estos convenios en los sistemas jurídicos de los Estados Miembros que los han ratificado. En 1998, el Consejo de Administración decidió dejar de lado 25 convenios y aplazar dicha decisión respecto de 10 convenios. Desde entonces, la Conferencia Internacional del Trabajo ha derogado o retirado varios de estos instrumentos, mientras que el Grupo de Trabajo Tripartito del Mecanismo del Examen de las Normas está revisando gradualmente las propuestas para derogar o retirar los restantes convenios dejados de lado.
El sistema permite a todos conocer cuándo se solicitarán las memorias sobre los convenios de la OIT ratificados en general y por parte de cualquier Estado Miembro en particular.
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