Las primeras memorias de los gobiernos sobre un convenio recién ratificado tienen que ser detalladas. Tienen que responder a todas las preguntas de un formulario de memoria elaborado especialmente para ese convenio en concreto y aprobado por el Consejo de Administración. En los formularios de memoria se reproducen las disposiciones sustanciales de los convenios y se indican los datos sobre las mismas que han de facilitarse. Están disponibles para los mandantes de la OIT unos comentarios sobre la estructura y el contenido de dichos formularios de memorias. Las memorias siguientes son simplificadas e incluyen informaciones sobre cualquier cambio en la legislación y en la práctica en cuanto a la aplicación del convenio ratificado. Para hacer más clara la distinción entre los dos tipos de memorias y con miras a facilitar la presentación, el Consejo de Administración recién aprobó un formulario para las memorias simplificadas. Haga clic para ver el nuevo formulario de memoria integrado para las memorias simplificadas.
Todas las memorias, detalladas o simplificadas, tienen que:
- indicar las organizaciones de trabajadores y de empleadores a las cuales se han enviado copias de las memorias, de conformidad con el artículo 23, párrafo 2, de la Constitución de la OIT;
- incluir el texto de toda información transmitida por las organizaciones de empleadores y de trabajadores, en el caso de que dichas informaciones no se hayan transmitido ya a la Oficina;
- indicar cualquier comentario que el gobierno desee expresar sobre las observaciones recibidas; e
- incluir respuestas a los comentarios emitidos por los órganos de control sobre la aplicación del convenio en cuestión.
Una lista de las memorias solicitadas a cada país de un año a otro está disponible en la base de datos NORMLEX, junto con los comentarios de la CEACR a los que hay que responder.
También se deben presentar memorias detalladas a petición expresa de los órganos de control o si se han producido cambios importantes en la aplicación de un convenio ratificado, por ejemplo, la adopción de una nueva legislación substancial.
Todas las memorias sobre los convenios ratificados deben llegar a la Oficina cada año entre el 1.° de junio y el 1.° de septiembre a más tardar. Se recomienda a los gobiernos que las envíen por correo electrónico (NORM_REPORT@ilo.org). Las memorias se pueden enviar por etapas.
Al recibir las memorias de los gobiernos, la Oficina se cerciora de que contienen información y documentos en respuesta a los comentarios de la CEACR o las conclusiones de la CAN. En caso negativo, sin entrar en el fondo de la cuestión, la Oficina indicará al gobierno la necesidad de recibir tal respuesta. La Oficina se dirige asimismo a los gobiernos cuando las memorias no van acompañadas de ejemplares de los textos legislativos, estadísticas, y demás datos necesarios y, si no están disponibles de otro modo, se les pide que remitan tal documentación. Se envían recordatorios a los gobiernos que no transmiten sus memorias a tiempo.
Asimismo, de acuerdo con una nueva práctica establecida, la CEACR realiza “llamamientos urgentes” a los gobiernos, según los siguientes criterios:
- incumplimiento de la obligación de enviar memorias por tercer año consecutivo;
- falta de respuesta durante más de dos años a las observaciones de las organizaciones de empleadores y de trabajadores en las que se abordan cuestiones graves y urgentes; y
- falta de respuesta a las repeticiones relativas a proyectos de legislación cuando se han producido cambios.
Como resultado, la reiteración de comentarios anteriores se limitará a un máximo de tres años, después de lo cual la CEACR examinará el fondo de la aplicación del convenio basándose en la información disponible públicamente, incluso si el gobierno no ha presentado memorias, a fin de garantizar una revisión de la aplicación de los convenios ratificados como mínimo una vez dentro del ciclo regular de presentación de memorias.
Un gráfico y una lista de verificación son dos herramientas que pueden ayudar a los gobiernos en su obligación de envío de memorias en virtud del artículo 22 de la Constitución de la OIT, incluso cuando necesitan llevar a cabo un seguimiento sobre las conclusiones de la CAN sobre los convenios que hayan ratificado.
En el marco de la Iniciativa relativa a las normas, el Consejo de Administración recién solicitó a la Oficina que realice un proyecto piloto para establecer criterios de referencia en relación con el Convenio sobre el marco promocional para la seguridad y salud en el trabajo, 2006 (núm. 187), y algunos otros convenios. Este proyecto apunta, entre otras cosas, a la agilización de la presentación de memorias e información, tanto para facilitar el complimiento de las obligaciones relativas de presentación de memorias por los Estados Miembros como para incrementar la eficacia, la calidad y la eficiencia.